День добрый, о тот что нашу машину задерживают и мы сможем приехать к Вам на погрузку позже сообщили сразу с утра, т.к.
добросовестно относимся к своим Клиентам, у Вас не было возможности нас загрузить и на след. день.... Мы готовы отработать за этот неудобный момент. (но 5400 это слишком)
Уважаемые коллеги давайте понимать друг друга и входить в положение... надеемся на взаимопонимание

На загрузку по адресу авто должно было прибыть 06.02.2017 до 15.00, звонок от вашей компании поступил 06.02.2017 в 12.10, хотя заявка была заключена 02.02.2017 и времени чтобы предупредить заранее о невозможности предоставить машину у вас было более чем достаточно. Непонятно, почему наша компания, являясь вашим заказчиком, должна нести убытки по причине вашей безответственности? И судя по тому, что мы не первые кто пишет о такой проблеме при сотрудничестве с вами, надо полагать что вы часто подобное практикуете.
А касаемо штрафа - вы подписали договор и заявку, тем самым согласившись на условия, которые в них прописаны. 5400 руб. - это 20% от стоимости перевозки, штраф именно в этом размере вы и обязаны уплатить. Документы подписываются не просто так, а предполагают ответственность обеих сторон.